GOOGLE WORKSPACE LÀ GÌ? VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN CHUYỂN SANG SỬ DỤNG GMAIL TRẢ PHÍ

Sơ lược về Google Workspace hay G Suite trước đây. Và những lý do mà Doanh nghiệp nên sử dụng Email Doanh Nghiệp và nền tảng các ứng dụng Cloud từ Google.

Trong thời đại Công Nghệ 4.0 hiện nay, Email được xem như công cụ trao đổi thông tin có tính pháp lý. Các Doanh Nghiệp, Cá Nhân tương tác với nhau qua Email để gửi Báo Giá, Hợp Đồng, Hóa Đơn Điện Tử, Xác nhận đơn hàng (PO)... do đó, Email là một phương tiện không thể thiếu trong Công Việc. Doanh Nghiệp sử dụng Email có định dạng thương hiệu có tính chuyên nghiệp và sự tin cậy từ Đối Tác hơn là dùng các Email miễn phí từ Yahoo, Google...

Do đó, việc có một hệ thống Email chuyên nghiệp không chỉ thúc đẩy hiệu quả trao đổi thông tin, nâng cao uy tín mà còn bảo vệ được dữ liệu của Doanh Nghiệp. Hơn nữa, Với Gsuit - Dịch vụ Gmail dành cho Doanh Nghiệp của Google còn mang lại nhiều giá trị khác: Làm Việc Nhóm Hiệu Quả, Quản Lý Nhân Viên Linh Hoạt, Quản Lý Tài Sản Số,...

1. GOOGLE WORKSPACE là gì?

Google WorkSpace, trước đây gọi là Gsuite, là bản cao cấp hơn của Gmail miễn phí. Google Workspace là một gói ứng dụng gồm:

• Gmail theo tên miền riêng của công ty, đảm bảo tính ổn định, bảo mật và chống Spam Mail, Virus hiệu quả. Google có một hệ thống kiểm soát Virus qua Email rất hiệu quả, các Email gửi đến đều được quét Virus hoặc tối thiểu sẽ có cảnh báo nếu không quét được, giúp hạn chế tối đa tình trạng lây lan Virus qua đường Email.
• Các ứng dụng khác để phục vụ trao đổi thông tin, sáng tạo nội dung, kiểm soát cho các nhà quản lý và những nhân viên. Ví dụ: Lưu trữ  đám mây với Google Drive, Công cụ office với Docs/Sheets/Slides, Chat và Họp online với Hangouts Chat/Meet, Ghi Chú nhắc việc với Keep, Đồng bộ danh sách liên lạc với Google Contact...

2. Tại sao nên chuyển từ Gmail miễn phí sang Gmail cho Doanh Nghiệp?

Có thể khẳng định “Email, Danh Sách Liên Lạc, các File Tài Liệu là tài sản của Doanh Nghiệp”!

Lưu giữ trọn vẹn dữ liệu và danh sách liên lạc đối tác khi có biến động nhân sự

• Gmail cá nhân là tài khoản của mỗi cá nhân, vì thế khi nhân viên nghỉ việc, đồng nghĩa mọi dữ liệu và thông tin mà họ nắm giữ trong thời gian làm việc cũng theo đó đi mất.
• Trái lại, tài khoản Gmail của Doanh Nghiệp là tài sản của Công Ty, được cấp cho nhân viên sử dụng, khi họ nghỉ việc, Công Ty toàn quyền thu hồi lại tài sản đó. Các dữ liệu được lưu trữ lại và không có tình trạng không cánh mà bay, thậm chí là chuyển thông tin sang công ty đối thủ.
• Bằng các công cụ như Google Contact, Google Drive và các quy định như đồng bộ danh sách liên lạc (điện thoại, email) của khách hàng với tài khoản G Suite, lưu trữ file dữ liệu lên Google Drive... hoàn toàn có thể giúp Doanh Nghiệp chủ động quản lý, khai thác và bảo mật tài sản của chính Doanh Nghiệp!

Dễ dàng chia sẻ tài liệu trong Doanh Nghiệp một cách bảo mật

• Không cần một Server vận hành tốn kém, không cần một tài khoản lưu trữ đám mây nào khác, Gsuit đã có sẵn 30G cho mỗi tài khoản Basic và Không Giới Hạn Dung Lượng với tài khoản Business.
• Các tài liệu chia sẻ giữa thành viên trong Công Ty, hoặc với đối tác với nhiều lựa chọn bảo mật như: hạn chế quyền Xem/Bình luận/Chỉnh sửa hoặc đặt thời gian giới hạn truy cập tài liệu. Người dùng cũng có thể ngăn chặn tải hoặc sao chép tài liệu
• Đặc biệt với ứng dụng File Drive Stream, người dùng có thể tạo 1 ổ đĩa Drive như ổ đĩa trên máy tính và thao tác chia sẻ, cập nhật, tạo mới, chỉnh sửa 1 cách dễ dàng. Hơn nữa, ứng dụng còn cho phép lựa chọn File/Folder chỉ làm việc Online hoặc cho phép truy cập khi Offline.

 

 

Gửi Email thông báo chung dễ dàng bằng cách tạo nhóm Email

• Ví dụ tạo nhóm Email Sales@widelink.vn cho phòng Kinh Doanh gồm các Email: thomas.nguyen@widelink.vn, patrick.nguyen@widelink.vn, thuan.nguyen@widelink.vn, khi cần thông báo chung cho nhóm này chỉ cần chọn Sales@widelink.vn, Email sẽ tự động gửi đến các thành viên trong nhóm.

Các ứng dụng kèm theo hỗ trợ làm việc đơn/nhóm hiệu quả

Google Workspace không chỉ có Email, mà còn nhiều ứng dụng khác chờ bạn khám phá. Bản Quyền VIP giới thiệu sơ lược 1 số ứng dụng và tính năng cơ bản.

Google Drive:

Nền tàng lưu trữ đám mây, truy cập mọi lúc, mọi nơi và dễ dàng sử dụng với File Drive Stream.

 

Office Tool: Docs, Sheets, Slides

Ví dụ thông thường nhân viên Kinh Doanh đính kèm file hợp đồng cho Kế Toán và Quản Lý xem trước khi gửi cho Khách Hàng. Kế Toán kiểm tra sai số tiền, Quản Lý kiểm tra sai điều khoản… Vậy Kinh Doanh phải nhận lại 2 file điều chỉnh từ Kế Toán và Quản Lý. Nếu dùng Docs, cả 3 người cùng điều chỉnh trên cùng 1 file duy nhất, thông tin điều chỉnh hiển thị theo thời gian thực. Hoặc Kế Toán và Quản Lý có thể comment trực tiếp vào file để Kinh Doanh biết và tự điều chỉnh

 

• Tương tự với Sheets (như Excel) nhiều người cùng nhập liệu, Slides (Power Point) nhiều người cùng thao tác.
• Menu thao tác dễ dàng và trực quan, tự động lưu lại theo thời gian thực, không sợ tình trạng máy tính hư hay mất điện đột ngột.

Tương tác giữa các nhân viên bằng Hangouts Chat, Hangouts Meets:

Ứng dụng chat và hội nghị truyền hình trực tuyến (Video Conference), xóa bỏ mọi rào cản không gian và thời gian. Không có tính năng thu hồi tin nhắn để tránh tình trạng thay đổi ý kiến mà không thông báo.

Google Sites, Google+

như là một website hoặc 1 cổng thông tin nội bộ. Là công cụ chứa đựng kho kiến thức, chia sẻ kinh nghiệm, đào tạo hay xây dựng văn hóa Doanh Nghiệp.

Ghi chú với Keep

Trình ghi chú đa năng, cho phép nhắc việc và mời người khác cùng thực hiện. Cũng có thể được dùng với hình thức thông báo chung cho toàn bộ nhân viên, tạo các template Email… Đặc biệt đồng bộ với Android và IOS, truy xuất ghi chú mọi lúc, mọi nơi.

Google Calendar

Đặt lịch, hẹn lịch với đối tác, đồng nghiệp. Ví dụ:

• Nhân viên Sale Admin đặt lịch gặp Khách Hàng cho nhân viên Sale, nhân viên Kỹ Thuật liên quan và Khách Hàng bao gồm thời gian, địa chỉ, nội dung trao đổi…
• Nhân viên Hành Chánh hoặc tài xế chia sẻ lịch sử dụng xe hơi để mọi người book lịch sử dụng.
• Nhân viên IT chia sẻ lịch sửa máy móc, lịch support người dùng để tránh tình trạng bị có quá nhiều người cùng 1 lúc cần hỗ trợ.
• Lịch sử dụng phòng họp được chia sẻ để các phòng ban sắp xếp

Google Form:

Dễ dàng tạo các biểu mẫu như Đơn Xin Nghỉ Phép, nhân viên chỉ việc điền thông tin, hệ thống tự động gửi mail đến Quản Lý và Nhân Sự để được duyệt.

Và rất nhiều ứng dụng khác!

Tóm lại, trong thời đại số hóa ngày nay, thông tin/tài liệu số/danh sách đối tác… là một trong những tài sản lớn nhất của Doanh Nghiệp, Google Workspace sẽ giúp Doanh Nghiệp quản lý tốt tài sản của mình. Không chỉ là quản lý, Google Workspace bao gồm hầu hết các ứng dụng hỗ trợ cho Doanh Nghiệp vận hành và phát triển một cách khoa học, góp phần tạo nên văn hóa cho Doanh Nghiệp.

 

CÔNG TY CP TIN HỌC WIDE LINK VIỆT NAM

Địa chỉ: 273/3 Nguyễn Trọng Tuyển, Phường 10, Phú Nhuận, HCM

Hotline:  0889 082 868

Email: thuan.nguyen@widelink.vn